Focalcube för företag i bilbranschen

Godkänd Bilverkstad (GBV) är ett gemensamt branschinitiativ mellan Motorbranschens Riksförbund (MRF) och Sveriges Fordonsverkstäders Förening (SFVF) för kvalitetssäkring på en miniminivå av verkstadens förmåga att utföra fackmässiga servicearbeten och reparationer på person- och transportbilar upp till 3,5 ton samt personbilar klass II (husbilar) upp till 5 ton. Branschstandarden kan fungera som ett styrande dokument för ISO.

Focalcube är ett verktyg som hjälper er att komma i mål med GBV samt underhålla och utveckla det kontinuerliga förbättringsarbetet detta innebär.

Kom i mål med GBV!

Focalcube har utvecklats för att underlätta arbete med olika ISO standarder såsom 9001/14001 och lämpar sig därför utmärkt för arbetet med Godkänd Bilverkstad (GBV). Systemet har moduler för alla delar i standarden - allt från ledning och planering till uppföljning underlättas av Focalcube.

När det är dags för årlig kvalitetskontroll är det lätt att identifiera vad som behöver adresseras och all information finns samlad på ett ställe - ordning och reda!

Har ni rätt verktyg för SERMI-certifiering?

Med Focalcube hanterar ni era dokument direkt i molnet. Åtkomstkontroll, revisionshantering, elektroniska signaturer, fritextssökning, automatiserad numrering, metadatalänkning och mycket annat ger er den ordning på er dokumentation som SERMI kräver.

Elektroniska signaturer och spårbarhet

Alla viktiga beslut signeras elektroniskt. Historik och spårbarhet uppräthålls automatiskt. Allt kan spåras i efterhand.

Ständiga förbättringar - på riktigt!

Focalcube gör ärendehanteringen tillgänglig för alla. Problem och ändringar kan lyftas och prioriteras direkt - ingenting blir bortglömt. Som kvalitetsansvarig kan du enkelt söka fram information och analysera trender. Systemet ger dig helt nya möjligheter att identifiera problemområden, vilket är en nyckelfaktor vid förankring av förbättringsprojekt.

Koll på kompetensen

Med Focalcube Utbildning är det enkelt att arrangera utbildningar och följa upp resultat med kunskapstest. Självklart integrerat med systemets funktioner för läst-och-förstått.

Ordning på tillgångarna

Med Focalcube Tillgångar får ni ordning på alla typer av tillgångar, såsom maskiner, mätdon, datorsystem och levererade system. Kalibreringsscheman, servicerapporter och mycket annat underlättas.

Ett system för alla ärenden

Med Focalcube kan ni hantera alla typer av ärenden i molnet, såsom kundklagomål, reklamationer, ändringsordrar, interna processavvikelser och miljöavvikelser. Självklart konfigurerar ni själva hur systemet ska organiseras. Sätt ägare på ärendena så att ingenting faller mellan stolarna. Alla ärenden på ett ställe - ordning och reda!

Använd Focalcubes ärendemodul som generellt ärendehanteringssystem, avvikelsehanteringssystem, reklamationssystem eller kundtjänstsystem / helpdesksystem.

Alla kan delta

Focalcube gör det lätt för alla att bidra med information - till och med externa partners, kunder och leverantörer. Avancerade funktioner för prenumeration, kommentarsflöden och en personlig att-göra-lista gör det enkelt för alla att förstå vad de förväntas göra.

Dokumentera ledningssystemets processer	Focalcube Processes kan användas för att visualisera och beskriva processser. Focalcube Documents används till alla typer av styrande dokumentation.	Focalcube Processer
Följa upp verksamheten	Focalcube har en mängd olika verktyg för att följa upp både enskilda ärenden och detaljer, övergripande mål och resultat.	Focalcube Uppföljning
Styra och följa upp ändringar	Focalcube Ärenden används som nav för alla typer av ändringar. Flöden och informationsbearbetning är konfigurerbart. Listor och sökmöjligheter ger god överblick och främjar ständiga förbättringar.	Focalcube Ärendehantering
Styrning av utlagda processer	Som kund kan ni ha flera olika databaser i Focalcube och hantera era leverantörsknutna processer och ärenden separat från er interna styrning. Detta ger er oöverträffad kontroll över era utlagda processer.
Validering av system	Focalcube kan levereras förberett för validering, med färdiga mallar för validering i den egna verksamheten. Focalcube Tillgångar kan användas för att styra intervaller och samla dokumentation från validering av alla era övriga system.	Focalcube Tillgångar
Hantering av teknisk dokumentation	Er tekniska dokumentation kan samlas på ett ställe i Focalcube Documents. Modulen stöttar med funktioner för elektronisk signering, distribution och påminnelser inför planerade uppdateringar. Ritningar och andra underlag kan knytas direkt till berörda artiklar i Focalcube Produkter.	Focalcube Dokumenthantering
Styrande och redovisande dokumentation	Focalcube Dokument är tillsammans med Focalcube Processer naturligt att använda för alla styrande dokument. Dokument signeras elektroniskt och distribueras till berörda personer för 'läst-och-förstått'. Övriga moduler, såsom Focalcube Ärenden, Focalcube Möten och Focalcube Utbildning hanterar sömlöst stora delar av er redovisande dokumentation.
Ledningens genomgång och andra möten	Ledningens genomgång planeras enklast genom att en mötestyp definieras i Focalcube Möten. Mötet planeras enligt standardens krav och dokumenteras sedan direkt i Focalcube. Mötesanteckningarna fastställs direkt i systemet. Beslut dokumenteras som aktiviteter med ägare och deadline. Focalcube driver på med påminnelser.	Focalcube Möten
Utbildning och uppföljning av kompetens	Utbildningar planeras och dokumenteras i Focalcube Utbildning. När en utbildning har genomförts utför deltarna ett kunskapstest. Resultatet dokumenteras i deltagarens personliga kompetenslista. Självklart tillsammans med information om dokumentation som lästs och förståtts.	Focalcube Utbildning
Hantering av infrastruktur och inventarier	Alla typer av inventarier, såsom maskiner, datorer, mätdon, datorsystem och levererade system hanteras i Focalcube Tillgångar. För inventarier som kräver validering eller kalibrering läggs automatiserade scheman upp som genererar påminnelser i tid. Självklart hanteras servicerapporter direkt i Focalcube.	Focalcube Tillgångar
Inköp och frisläppning till lager	Focalcube Produkter används för att lägga upp hela produktstrukturen. Underlag kopplas direkt till Focalcube Dokument. Affärssystemet kan integreras direkt emot Focalcube Produkter, för att ge tillgång till produktionsunderlag i samband med att inköpsorder skickas. Frisläppningschecklistor definieras på produkttypsnivå och produktnivå för att underlätta frisläppning till lager.	Focalcube Produkter
Hantering av avvikelser och CAPA	Avvikelser, korrigerande och förebyggande åtgärder dokumenteras i Focalcube Ärenden. Ni definierar själva era flöden och väljer vilken information som ska inhämtas per ärendetyp. Åtgärder dokumenteras och följs upp direkt i Focalcube. Leverantörer och partners kan bjudas in för att delta i arbetet.	Focalcube Ärendehantering
Helpdesk och klagomål	Focalcube Ärenden kopplas till Focalcube Inbox. Era kunder mailar till er support-adress och visas direkt i Focalcube. Hela supportavdelningen arbetar i samma arbetslista. Ärenden skapas enkelt baserat på inkomna mail. Kundkommunikation sker direkt i Focalcube med full spårbarhet. Självklart styr ni på ärendetypnivå vilken information som ska inhämtas och vilka flöden ni föredrar.	Focalcube Ärenden

Prenumerationer

Varje användare kan själv konfigurera sina prenumerationer. När nya ärenden skapas skickas notifieringar ut till berörda användare. Självfallet underrättas ägare och andra berörda när ärenden uppdateras.

Uppfyller ISO-krav

Många av våra kunder är ISO-certifierade inom kvalitet och miljö. Focalcube har funktioner som verkligen underlättar certifieringsarbetet.

Arbete i flera tidszoner

Användare kan enkelt ställa in sin tidszon. Alla tidsstämplar i systemet anpassas automatiskt till den personliga tidszonen.

Åtkomstkontroll

Användare kan enkelt delas upp i grupper för att begränsa tillgången till objekt. Kraftfulla konfigurationsmöjligheter gör arbetet enkelt och överskådligt för den med ansvar för ledningssystemet. Åtkomstkontrollen i avancerade moduler såsom Focalcube Produkter baseras självklart på den informationshierarki som sätts upp.

Att-göra-lista

Många "puckar" från alla håll? Svårt att hålla koll på prioriteringar? I Focalcube samlas alla aktiviteter i en sammanhållen personlig "Att göra"-lista. Systemet driver på med påminnelser och hjälper dig att prioritera.

Dokumenthantering

Till varje ärende kan ni ladda upp och revisionshantera bilagor. Bilder, dokument och annan stöddokumentation lagras där den hör hemma - i ärendet.

Export av ärenden

Ett ärende kan enkelt exporteras till Word-format baserat på er egen dokumentmall. Ärendelistan kan enkelt exporteras till Excel för analyser och sammanställningar.

Fritextsökning

Alla objekt i Focalcube indexeras av en avancerad sökmotor. Därför är det alltid lätt att hitta precis den information man behöver.

Full spårbarhet

Alla ändringar loggas med fullständig historik. Historiken gör det möjligt att återställa information samt att spåra ändringar vid revisioner och inspektioner.

Focalcube håller självklart ordning på alla gamla dokumentrevisioner. Som administratör kan du också förhindra att era användare ska kunna nå gamla revisioner.

Integrerat med andra moduler

Ärenden är en central del av Focalcubes andra moduler. Kundklagomål, leverantörsproblem, serviceärenden och revisionsavvikelser är direktlänkade där de hör hemma, i respektive modul.

Kommentarsflöde

I varje ärende finns en separat diskussionstråd. Detta gör det enkelt för kollegor, partners och leverantörer att diskutera pågående ärenden.

Kraftfulla listor

Alla listor är lättöverskådliga och konfigurerbara. Fritextsökning och avancerade filter gör det lätt att hitta rätt objekt. Det går även lätt att förbereda en lista med saker som ska gås igenom under t.ex. ett möte. Dessutom kan alla listor enkelt exporteras till Excel eller Pdf.

Notifieringar och påminnelser

När ett ägarskap för ett objekt tilldelas en medarbetare skickas en automatisk notifiering. Löpande påminnelser skickas ut vid viktiga händelser - exempelvis när en leverantör ska utvärderas, en externrevision närmar sig, när ett KPI-värde ska rapporteras in eller när ett ärende byter status.

Portal för partners

Externa parter kan bjudas in till en egen arbetsyta där de löpande kan skapa ärenden, delta i kommentarsflöden och ladda upp relaterad information.

Smart länkning

Focalcubes övriga moduler är nära integrerade med Focalcube Dokument. Det gör att du kan länka exempelvis ett ärende eller ett möte till ett dokument. Dokumentet - vars åtkomst primärt styrs av dokumentsamlingens åtkomstkontroll - görs då också tillgängligt för de användare som har tillgång till länkade objekt.

Statistik

Focalcube ger er snabb tillgång till grafiska sammanställningar över exempelvis ärenden. Vänd och vrid på informationen - förbättra verksamheten utifrån trender och problemområden. Ni kan också skapa automatiska KPI:er i Focalcube Nyckeltal.

Team-inkorg

Focalcube kan kopplas till teamets inkorg för inkommande support. Inkommande meddelanden kan enkelt lyftas in som nya ärenden. Löpande e-post-kommunikation med kunden sköts direkt från ärendet. Varje medarbetare kan ställa in en personlig e-postsignatur.