Ett riktigt bra ärendehanteringssystem för verksamheten
Focalcube ärendehantering hjälper er att systematisera ert förbättringsarbete. Enkel ärendehantering ger er verktyg för att involvera alla i arbetet. Långvariga och återkommande problem synliggörs och ni får stöd i era prioriteringar, vilket är viktigt för ett avvikelsehanteringssystem. Glada medarbetare och glada kunder med ett smidigt och enkelt ärendehanteringssystem!
Ett system för alla ärenden
Med Focalcube kan ni hantera alla typer av ärenden i molnet, såsom kundklagomål, reklamationer, ändringsordrar, interna processavvikelser och miljöavvikelser. Självklart konfigurerar ni själva hur systemet ska organiseras. Sätt ägare på ärendena så att ingenting faller mellan stolarna. Alla ärenden på ett ställe - ordning och reda! Använd Focalcubes ärendemodul som generellt ärendehanteringssystem, avvikelsehanteringssystem, reklamationssystem eller kundtjänstsystem / helpdesksystem.
Ständiga förbättringar - på riktigt!
Focalcube gör avvikelsehanteringen tillgänglig för alla. Problem kan lyftas och prioriteras direkt - och ingenting blir bortglömt. Som kvalitetsansvarig kan du enkelt söka fram information och analysera trender. Systemet ger dig helt nya möjligheter att visualiera problemområden, vilket är en nyckelfaktor vid förankring av förbättringsprojekt.
Alla kan delta
Focalcube gör det lätt för alla att skapa ärenden och bidra med information - till och med externa partners, kunder och leverantörer kan bidra. Avancerade funktioner för prenumeration, kommentarsflöden och en personlig att-göra-lista gör det enkelt för alla att förstå vad de förväntas göra.
Anpassade flöden
Egna arbestflöden kan skapas, ni kan desgina och namnge flödena utifrån vad som passar er verksamhet bäst. Ni har möjlighet att låsa fält i specifika statusar och möjlighet att begränsa på roll- eller gruppnivå vem eller vilka personer som får genomföra en transition. Det går även att kräva signatur vid en statustransition.
En flexibel helhetslösning för ärenden
Ärendehanteringsmodulen samverkar med Focalcubes övriga moduler på ett sätt som gör ärendehanteringen till en naturlig del i hela verksamheten. Systemets basregister gör det enkelt att anpassa kategorisering av ärenden till er verksamhet och era begrepp. Givetvis kan vi också sätta upp integrationer med era övriga system!
Nyfiken på support och helpdesk?
Focalcube har många smidiga funktioner för er som jobbar med kundstöd. Exempelvis är vår mail-in-funktion väldigt uppskattad. Focalcube Dokument funkar också bra som wiki för er knowlede base.
Varje användare kan själv konfigurera sina prenumerationer. När nya ärenden skapas skickas notifieringar ut till berörda användare. Självfallet underrättas ägare och andra berörda när ärenden uppdateras.
Många av våra kunder är ISO-certifierade inom kvalitet och miljö. Focalcube har funktioner som verkligen underlättar certifieringsarbetet.
Användare kan enkelt ställa in sin tidszon. Alla tidsstämplar i systemet anpassas automatiskt till den personliga tidszonen.
Användare kan enkelt delas upp i grupper för att begränsa tillgången till objekt. Kraftfulla konfigurationsmöjligheter gör arbetet enkelt och överskådligt för den med ansvar för ledningssystemet. Åtkomstkontrollen i avancerade moduler såsom Focalcube Produkter baseras självklart på den informationshierarki som sätts upp.
Många "puckar" från alla håll? Svårt att hålla koll på prioriteringar? I Focalcube samlas alla aktiviteter i en sammanhållen personlig "Att göra"-lista. Systemet driver på med påminnelser och hjälper dig att prioritera.
Till varje ärende kan ni ladda upp och revisionshantera bilagor. Bilder, dokument och annan stöddokumentation lagras där den hör hemma - i ärendet.
Ett ärende kan enkelt exporteras till Word-format baserat på er egen dokumentmall. Ärendelistan kan enkelt exporteras till Excel för analyser och sammanställningar.
Alla objekt i Focalcube indexeras av en avancerad sökmotor. Därför är det alltid lätt att hitta precis den information man behöver.
Alla ändringar loggas med fullständig historik. Historiken gör det möjligt att återställa information samt att spåra ändringar vid revisioner och inspektioner.
Focalcube håller självklart ordning på alla gamla dokumentrevisioner. Som administratör kan du också förhindra att era användare ska kunna nå gamla revisioner.
Ärenden är en central del av Focalcubes andra moduler. Kundklagomål, leverantörsproblem, serviceärenden och revisionsavvikelser är direktlänkade där de hör hemma, i respektive modul.
I varje ärende finns en separat diskussionstråd. Detta gör det enkelt för kollegor, partners och leverantörer att diskutera pågående ärenden.
Alla listor är lättöverskådliga och konfigurerbara. Fritextsökning och avancerade filter gör det lätt att hitta rätt objekt. Det går även lätt att förbereda en lista med saker som ska gås igenom under t.ex. ett möte. Dessutom kan alla listor enkelt exporteras till Excel eller Pdf.
När ett ägarskap för ett objekt tilldelas en medarbetare skickas en automatisk notifiering. Löpande påminnelser skickas ut vid viktiga händelser - exempelvis när en leverantör ska utvärderas, en externrevision närmar sig, när ett KPI-värde ska rapporteras in eller när ett ärende byter status.
Externa parter kan bjudas in till en egen arbetsyta där de löpande kan skapa ärenden, delta i kommentarsflöden och ladda upp relaterad information.
Focalcubes övriga moduler är nära integrerade med Focalcube Dokument. Det gör att du kan länka exempelvis ett ärende eller ett möte till ett dokument. Dokumentet - vars åtkomst primärt styrs av dokumentsamlingens åtkomstkontroll - görs då också tillgängligt för de användare som har tillgång till länkade objekt.
Focalcube ger er snabb tillgång till grafiska sammanställningar över exempelvis ärenden. Vänd och vrid på informationen - förbättra verksamheten utifrån trender och problemområden. Ni kan också skapa automatiska KPI:er i Focalcube Nyckeltal.
Focalcube kan kopplas till teamets inkorg för inkommande support. Inkommande meddelanden kan enkelt lyftas in som nya ärenden. Löpande e-post-kommunikation med kunden sköts direkt från ärendet. Varje medarbetare kan ställa in en personlig e-postsignatur.