Ett dokumenthanteringssystem för alla

Många saknar en naturlig plats att publicera sina styrande dokument. Ofta ligger de i en mapp på en filserver där de är svåra att hitta och där gällande utgåvor blandas huller om buller med gamla utkast. Med Focalcube får ni en yta där era styrande dokument naturligt hör hemma, tillsammans med Focalcubes andra moduler som ni använder dagligen.

Focalcube hjälper er också att hålla samman den giltiga publicerade utgåvan av ett dokument med dess utkast, vilket gör att ni inte måste hålla ordning på utkast separat.

Ett vanligt gissel i dokumenthantering är att hantera numrering av dokument. Många företag använder ett Excelark med lista över dokumentnummer och upplever dagligen frustrationen som uppstår när två dokument råkat få samma dokumentnummer. Med Focalcube kan ni per dokumenttyp bestämma om ni vill ha helt automatisk eller manuell dokumentnumrering. Vid manuell numrering får ni stöd av systemet att välja ett ledigt dokumentnummer. Vid automatisk numrering kan ni sätta upp egna regler för prefix och dokumentnumrering.

Genom smarta dokumenttaggar kan dokumentegenskaper såsom dokumentnummer och revisionsnummer automatiskt infogas i dokumenthuvud eller sidfot.

Alla objekt i Focalcube indexeras av en avancerad sökmotor. Därför är det alltid lätt att hitta precis den information man behöver.

Alla ändringar loggas med fullständig historik. Historiken gör det möjligt att återställa information samt att spåra ändringar vid revisioner och inspektioner.

Focalcube håller självklart ordning på alla gamla dokumentrevisioner. Som administratör kan du också förhindra att era användare ska kunna nå gamla revisioner. 

Alla listor är lättöverskådliga och konfigurerbara. Fritextsökning och avancerade filter gör det lätt att hitta rätt objekt. Det går även lätt att förbereda en lista med saker som ska gås igenom under t.ex. ett möte. Dessutom kan alla listor enkelt exporteras till Excel eller Pdf.

Med Focalcube skapar ni enkelt separata dokumentsamlingar till era dokument. Detta gör det lätt att hålla isär dokument. I en dokumentsamling kan ni skapa en mappstruktur. Ni kan också specificera metadata som kan användas vid filtrering och sökning. Utöver dessa flexibla strukturalternativ ger Focalcube också tillgång till snabb och kraftfull fritextsökning i dokument.

Focalcube är fullt integrerat med Assently som gör det möjligt att skicka ett dokument på signering till både interna och externa användare. Signering via Assently ger en legalt giltig signatur som kan valideras externt. Signaturen läggs till i det signerade PDF-dokumentet. För signering kan mobilt BankID, SMS och signering på pekskärm användas.

Alla metadata som kan anges för ett dokument, såsom exempelvis dokumentnummer, revisionsnummer, titel, författare och giltighetsdatum kan enkelt infogas i dokumentet som taggar. Dessa taggar kan placeras i sidhuvud, sidfot och i själva dokumentet och hålls automatiskt uppdaterade av Focalcube. Denna taggning fungerar lika bra i Word, Excel och Powerpoint som i Focalcubes egna onlinedokument.

Focalcubes övriga moduler är nära integrerade med Focalcube Dokument. Det gör att du kan länka exempelvis ett ärende eller ett möte till ett dokument. Dokumentet - vars åtkomst primärt styrs av dokumentsamlingens åtkomstkontroll - görs då också tillgängligt för de användare som har tillgång till länkade objekt.

Självklart presenterar Focalcube en förhandsgranskningsvy för Microsoft Office-filer (Word, Powerpoint, Excel), PDF-filer, textfiler och bildfiler. Detta gör att alla medarbetare kan läsa dokument utan att behöva ladda ned dem till sin dator.