Gör era viktiga dokument lättillgängliga för alla medarbetare
Focalcubes dokumenthanteringsmodul är ett superenkelt verktyg för att hantera verksamhetens dokument. Eftersom Focalcube körs i molnet har ni tillgång till era dokument var ni än befinner er.
Elektroniska signaturer Korrekt förhandsgranskning av Word, Excel, PowerPoint, PDF, bilder, textfiler med mera Åtkomstkontroll Länkning av metadata Giltighetsdatum och påminnelser Automatisk dokumentnumrering Automatisk revisionshantering Fullständig revisionshitorisk
Plats för publicering!
Många saknar en naturlig plats att publicera sina styrande dokument. Ofta ligger de i en mapp på en filserver där de är svåra att hitta och där gällande utgåvor blandas huller om buller med gamla utkast. Med Focalcube får ni en yta där era styrande dokument naturligt hör hemma, tillsammans med Focalcubes andra moduler som ni använder dagligen.
Lätt att separera och hitta dokument
Med Focalcube skapar ni enkelt separata dokumentsamlingar till era dokument. Detta gör det lätt att hålla isär dokument. Ni kan också specificera metadata som kan användas vid filtrering och sökning.
Legalt giltiga elektroniska signaturer
Focalcube är fullt integrerat med Assently som gör det möjligt att skicka ett dokument på signering till både interna och externa användare. Signering via Assently ger en legalt giltig signatur som kan valideras externt. Signaturen läggs till i det signerade PDF-dokumentet. För signering kan mobilt BankID, SMS och signering på pekskärm användas.
Flexibel dokumentnumrering
Ett vanligt gissel i dokumenthantering är att hantera numrering av dokument. Många företag har ett Excelark med dokumentnummer och upplever dagligen frustrationen som uppstår när två dokument råkat få samma dokumentnummer. Med Focalcube kan ni per dokumenttyp bestämma om ni vill ha helt automatisk eller manuell dokumentnumrering. Vid manuell numering får ni stöd av systemet att välja ett ledigt dokumentnummer.
Full revisionshistorik
Självklart håller Focalcube ordning på alla gamla dokumentrevisioner som nås via fönstret "Gamla revisioner". Som administratör kan du också förhindra att era användare ska kunna nå gamla revisioner.
Snabb förhandsgranskning
Självklart presenterar Focalcube en förhandsgranskningsvy för Microsoft Office-filer (Word, Powerpoint, Excel), PDF-filer, textfiler och bildfiler. Detta gör att alla medarbetare kan läsa dokument utan att behöva ladda ned dem till sin dator.
